תפעול משרד עורכי דין

הפניות שמגיעות למשרד כשאף אחד לא נמצא

מי שמחפש עורך דין בעשר בלילה מחפש בדרך כלל מפני שמשהו קרה באותו יום. הוא יפנה לכמה משרדים, והמשרד שעונה ראשון הוא לא פעם זה שמקבל את הייצוג - מה שמעמיד אינטרס מסחרי אמיתי בדיוק לצד שתי מגבלות מקצועיות שאין לסחור בהן.

הקו הוא ייעוץ, וצריך לדחות אותו ולא לעקם סביבו

להסביר במה המשרד עוסק, באילו תחומים הוא פועל, איך בנוי שכר הטרחה, מה קורה בפגישה הראשונה ואילו מסמכים להביא - זה מידע. לאמר לאדם אם יש לו תביעה, כמה היא חזקה, מה סעיף מסוים אומר עבורו ומה כדאי לו לעשות - זה ייעוץ בעניין מסוים, ואף מערכת אוטומטית לא צריכה לייצר אותו. מה שמסוכן אינו הסירוב הישיר אלא מערכת שמתרככת ל"מידע כללי" מפני שלסרב הרגיש לא מועיל: תשובה כללית על עניין מסוים היא בדיוק מה שאסור.

בדיקת ניגוד עניינים קודמת לייצוג, לא באה אחריו

ערוץ שפועל מחוץ לשעות ואוסף את שם הפונה ואת שם הצד שכנגד אסף בדיוק את מה שבדיקת ניגוד עניינים צריכה - ובו בזמן יצר תיעוד על עניין שהמשרד עוד לא ווידא שהוא יכול לטפל בו. החליטו מראש כמה פירוט הערוץ מזמין, מי רואה אותו ראשון, ומה קורה לתיעוד אם הבדיקה נכשלת. ערוץ שתוכנן בלי זה הוא ערוץ שיחזיק יום אחד הערות על עניין שנוגד לקוח קיים.

לאמר בבירור מה השיחה הזאת אינה

פונה שהקליד באחת עשרה בלילה ארבע פסקאות על הבעיה שלו עשוי להאמין בכל לב שכבר מסר את העניין למישהו. אם האמונה הזאת סבירה - זו בדיוק השאלה שמשרדים אינם רוצים לברר בבית משפט, ולכן ההגנה הזולה ביותר היא הפשוטה ביותר: לציין בערוץ עצמו שלא נוצרים יחסי עורך דין-לקוח, שמה שנאמר שם אינו ייעוץ, ומתי אדם יענה. לנסח פעם אחת, לפני ההפעלה.

מה באמת שווה לייעל

כל מה שמפורסם ואף אחד לא רוצה לחזור עליו: תחומי עיסוק, מבנה שכר הטרחה ומה מניע אותו, איך עובדת הפגישה הראשונה, מה להביא, לוחות זמנים בקווים כלליים, באילו שפות המשרד עובד, איך מגיעים למחלקה הנכונה. אף אחד מאלה אינו ייעוץ, כולם כבר כתובים במקום כלשהו, ולענות עליהם באחת עשרה בלילה זה ההבדל בין פונה שימתין לכם לבין אחד שיכתוב למשרד הבא ברשימה.

שאלות נפוצות

האם צ'אטבוט יכול לתת ייעוץ משפטי?
לא, וכדאי שמשרד ידרוש שלא ייתן. התחום שניתן להגן עליו הוא מידע על המשרד: תחומי עיסוק, מבנה שכר טרחה, איך עובדת פגישת ייעוץ ראשונה, מה להביא, איך מגיעים למחלקה. כל מה שנוגע לסיכויי עניין מסוים הוא ייעוץ, ותפקיד העוזר באותה נקודה הוא לאמר זאת ולהעביר את הפנייה לאדם.
איך בודקים שהוא באמת מסרב?
לדחוק בו. שאלו את אותה שאלה מסוימת בשלוש-ארבע דרכים, כולל אחת בניסוח היפותטי, וקראו מה הוא עשה בניסיון האחרון ולא בראשון. מערכת שסירבה נקי פעם אחת ואז הפיקה "מידע כללי" שבמקרה עונה על השאלה - לא סירבה. בקשו תמליל כזה מכל ספק, מאיתנו בכלל זה.
ומה עם בדיקת ניגוד עניינים?
להתייחס לערוץ כמקום שבו נאסף חומר לבדיקה כזאת ולתכנן בהתאם: להחליט כמה פירוט הוא מזמין, מי קורא ראשון, באיזו מהירות, ומה קורה לתיעוד אם הבדיקה נכשלת. זו החלטה על סדרי העבודה של המשרד ולא הגדרה בתוכנה, והיא זו שהכי הרבה פעמים נדחית ל"אחרי ההשקה".
האם פנייה מחוץ לשעות יוצרת יחסי לקוח?
זו שאלה לתחום השיפוט שלכם ולרגולטור שלכם ולא לנו - ובדיוק בשל כך הערוץ צריך לאמר במפורש שלא נוצרים יחסים, שמה שנאמר אינו ייעוץ, ומתי אדם יענה. הציגו את הנוסח למי שאחראי במשרד על החובות המקצועיות לפני ההשקה.
מה קורה למה שהפונה כתב?
זה צריך להיות תיעוד עם שם צמוד, שממתין לעורך הדין או למתמחה הראשון שפותח את המערכת. ואתם צריכים לדעת איפה הוא נשמר, לכמה זמן, מי יכול לקרוא אותו, ושאפשר למחוק אותו לפי בקשה ובסגירת חשבון. אחסון בתחום שיפוט שהרגולטור שלכם מצפה לו זמין לפי בקשה.

דברו איתנו

השאירו פרטים ונחזור אליכם. אין צורך בשיחת מכירות כדי לקבל תשובה.